Processi

Da PRINCE2 wiki Italiano.

Un ulteriore articolo sui processi PRINCE2 è disponibile qui Inglese, Spagnolo, Portugais, Pollaco, Francese, Olandese, Russo.

Un processo è una sequenza strutturata di attività nata per raggiungere un obiettivo ben definito. PRINCE2 prevede attività ben specifiche per avviare un progetto, pianificarlo, eseguirlo e tanti altri. Tutte queste attività, necessarie per spostarti dal punto “zero” alla fine del progetto, si trovano raggruppate nei processi.

PRINCE2 è un approccio al project management basato sui processi. Ci sono 7 processi che guidano il project management team, e ciascuno di questi fornisce un numero di attività. Queste attività supportono la direzione, gestione e consegna di un progetto e li trovi descritti nell’apposito manuale PRINCE2. Come tutti i processi, anche questi hanno uno o più input, che vengono elaborate per poi fornire output ben definiti.

I 7 processi PRINCE2 sono i seguenti:

Nota: trovi un articolo dettagliato per ciascuno dei processi cliccando sui link in alto. Il presente articolo, invece, vuole essere un’introduzione a tutti i 7 processi.



Un’overview dei processi

Come menzionato prima, troviamo 7 processi di gestione nel metodo PRINCE2. Tali processi dovranno essere gestiti da parte del comitato di progetto Project Board, del Project Manager oppure del Team Manager.

Il processo di Direzione di un Progetto

L’attività di direzione di un progetto è di responsabilità del Comitato di Progetto Project Board. Parte dall’avvio e continua fino alla fine del progetto stesso. Nota che quando parlo di avvio di un progetto intendo attività che avvengono prima della partenza vera e propria del progetto stesso, il pre-progetto insomma. Durante questo processo di Direzione, il Comitato di progetto approva fasi di progetto e gestisce il project manager attraverso il meccanismo di delega definita nel Principio PRINCE2 e che chiamiamo Gestione per Eccezioni.

Il processo di Avvio di un Progetto

Questo processo vede attività di responsabilità del Project Manager ed altre del Presidente del Comitato di Progetto o Executive. E’ il primo processo da eseguire ed è infatti, noto anche come il processo di Pre-Progetto. Cosa avviene in questo processo? Si stabiliscono le ragioni per eseguire il progetto, si assegna il team con chiare responsabilità e si mette su un piano per la fase di planning, che PRINCE2 chiama Fase di Inizio o Initiation.

Il processo di Inizio Progetto

Questo processo ha l’obiettivo di definire il prodotto finale, la qualità richiesta, la tempistica ed i costi, l’analizzare il rischio ed impegnare le risorse. Oltre a tutto ciò, andiamo a finalizzare il Business Case, il Piano di Progetto. Infine, il PM mette insieme tutte le informazioni prodotte nella Documentazione di Inizio Progetto (PID).

Il processo di Controllo di Fase

Il processo di Controllo di una Fase è dove il Project Manager occupa la maggior parte del suo tempo. Il Project Manager supervisiona il lavoro eseguito dal team, intraprende azioni correttive, gestisce le varianti o cambiamenti e, sopratutto, comunica costantemente con gli stakeholder di progetto (per esempio con i vari report di progetto). Ciascuna di queste azioni possono essere ripetute più volte dal Project Manager fino al completamento della fase. Perché dividiamo il progetto in fasi? Per assicurare una maggiore efficienza di gestione e controllo in quanto è più facile (e realistico) gestire un orizzonte temporale breve rispetto ad uno lungo. Infine, questo processo di Controllo di una Fase monitora ciascuna fase di progetto e viene ripetuta per ogni fase dello stesso.

Il Processo della Gestione della Consegna di Prodotto

La gestione della consegna di prodotto è un processo dove i prodotti pianificati vengono creati. Questa attività è di responsabilità dei Team Manager e gestisce l’esecuzione dei pacchetti di lavoro o Work Packages, la creazione dei prodotti secondo quanto pianificato. In pratica, il Team Manager riceve i Work Package (che in concredo sono una lista di attività da eseguire e gli obiettivi da raggiungere) dal Project Manager. Successivamente lo stesso Team Manager consegna il Work Package, completato e testato con successo, al Project Manager. Per progetti più piccoli, potremmo anche non avere i Team Manager ma solo i Team Members che saranno, di conseguenza, i responsabili principali delle attività di questo processo.

Il processo di Gestione dei Limiti di Fase

Il processo di Gestione dei Limiti di Fase ha due obiettivi principali: (1) riportare la prestazione della fase che sta per chiudersi e (2) pianificare la fase successiva. Questo permette al Comitato di Progetto o Project Board di verificare la fase completata rispetto a quanto pianificato (nel piano della fase stessa) ed approvare o meno il passaggio alla fase successiva. Questo reporting da parte del Project Manager avviene attraverso i seguenti documenti: Il Report di Fine Fase ed il Piano della Fase Successiva. Questi documenti vengono poi sottomessi al Comitato di Progetto o Project Board.

Il Processo di Chiusura di un Progetto

Il processo di Chiusura di un Progetto copre il lavoro necessario per concludere formalmente il progetto e, naturalmente, questo processo sarà l’ultima parte dell’ultima fase esecutiva del progetto stesso. PRINCE2 suggerisce una lista di deliverables da completare per chiudere correttamente un progetto; tra queste ci sono: il Reporot di Fine Progetto, Report delle Lessons Learned e l’Acceptance Record.

L’output di questo processo sarà fondamentale per la decisione del Comitato o Project Board di confermare la chiusura del progetto o meno. Questo perché, è importante ricordare, non è il Project Manager a chiudere il progetto ma lo fa il Comitato di Progetto all’interno del processo di Direzione di un Progetto.

Il Project Lifecycle

Di seguito una panoramica veloce sul ciclo di vita di un progetto, che tratta l’iterazione dei vari processi attraverso le varie fasi di gestione fino alla fine del progetto stesso. La figura seguente riassume il ciclo.

Pre-Progetto

Cosa accade prima della partenza vera e propria di un progetto? Questo periodo temporale è di solito nota come il Pre-Progetto (progetto non partito ancora). Qualcuno avrà partorito un’idea oppure evidenziato un fabbisogno. Questo potrebbe essere un’opportunità di business oppure un’esigenza per l’azienda (per esempio: un’esigenza causata dall modifica di una direttiva come, ad esempio, la riduzione di CO2). Questa “idea” o “fabbisogno” sarà l’innesco per pensare ad un progetto.

It Ch 2 1.png

Il primo passo solitamente intrapreso sarà la creazione di un documento di “mandato di progetto”. Questo è il motivo percui in tutti i testi PRINCE2 troverai scritto che il mandato è l’innesco per l’avvio del progetto. Tale mandato potrebbe essere una semplice nota di 1 pagina, un’email anche informale, oppure un documento molto strutturato basato su un template aziendale. Ci sono un numero di attività da completare nella parte di pre-progetto e ci riferiamo a queste come attività del Project Start –Up (oppure dell’Avvio di Progetto). PRINCE2 suggerisce una precisa lista di attività da eseguire prima che parta il progetto, e tali attività sono tutte incluse nel processo di avvio descritto nelle pagine sopra. Lo scopo principale del processo di Avvio di un Progetto è di verificare la validità del progetto e, se vale la pena partire a lavorarci nel dettaglio. Il mandato di progetto viene esteso in un Project Brief, e viene creato un piano per la fase di planning ovvero di inizio progetto. In sintesi, l’obiettivo principale del processo di Avvio di un Progetto è di evitare la partenza formale di progetti poco utili o poco fattibili.

Una volta completato questo processo, il Project Board esegue una review del Project Brief e decide se iniziare o meno il progetto, autorizzando la fase successive (quella di inizio o di planning). Questa è la prima decisione presa dal Comitato di Progetto o Project Board.

Fase di Inizo

Questa è la prima fase all’interno di un progetto ed in essa sono incluse le attività che fanno parte del processo di Inizio di un Progetto. Gli obiettivi di questa fase sono:

  • Definire la qualità del prodotto del progetto, la tempistica, i costi, eseguire l’analisi del rischio, impegnare le risorse ed, infine, assemblare la Documentazione di Inizio Progetto (PID). Il PID conterrà quasi tutta l’informazione del progetto raccolta fino a quel momento, incluso il Piano di Progetto.
  • Creare un Business Case esteso e dettagliato, documentare i benefici attesi e preparare un Piano di Review dei Benefici che descriverà come e chi verificherà l’effettivo raggiungimento dei benefici previsti.
  • Il Piano di Progetto è un piano di alto livello del progetto, che copre la sua intera vita. Un piano dettagliato della prima fase di consegna, viene sviluppata e consegnata nel processo dei limiti di fase.

Alla fine della fasi di Inizio, il Comitato di Progetto riceverà la Documentazione di Inizio di Progetto (PID), e deciderà se autorizzare il progetto o meno. In parole più semplici, questo significa che il Comitato di Progetto deciderà (Si oppure No) di consentire l’esecuzione o meno. Nel caso incui si autorizza a procedere, il PID diventa una baseline ovvero una versione di riferimento rispetto a cui si confronterà lo status di avanzamento.

It Ch 2 2.png

Le fasi successive alla fase di inizio

Il Project Manager avrà la responsabilità quotidiana per la gestione del progetto, fase per fase, e riporterà al Comitato di Progetto o Project Board. Il Project Manager eseguirà le seguenti attività principali:

  • Assegna il lavoro da eseguire (ai Team Managers).
  • Verifica che tutti i deliverable abbiano superato i controlli o test di qualità e che, quindi, soddisfino i criteri di accettazione.
  • Verifica l’avanzamento o progresso della fase rispetto al suo piano.
  • Verifica se le previsioni o forecasts siano all’interno delle tolleranze di fase e progetto.
  • Tutte queste attività vengono eseguite all’interno del processo Controllo di una Fase.

Allo stesso momento il Project Manager mantiene un insieme di documenti, come il Daily Log, Lessons Log, Registro dell Issue, Registro dei Rischi, Registro della Qualità e Configuration Items Record.

IlProject Manager tiene aggiornato il Comitato o Project Board sullo status attraverso i Report di Rilievo. Per esempio, il Comitato potrebbe aver concordato con il PM di ricevere un Rapporto di Rilievo ogni 2 settimane.

It Ch 2 3.png

Durante il Processo di Gestione della Consegna del Prodotto vengono sviluppati I Pacchetti di Lavoro o Work Packages, ed il team usa i Report di Verifica o di Checkpoint per tenere il Project Manager aggiornato con frequenza regolare.

Durante il Processo di Gestione dei Limiti di Fase, quando la fase sta per completarsi, il Project Manager richiederà le informazioni necessarie per pianificare il passaggio alla fase successiva e dovrà riportare le seguenti informazioni al Comitato di Progetto: Business Case aggiornato, Report di Fine Fase, e Piano della Fase Successiva.

Il Comitato di Progetto userà queste informazioni ricevute dal Project Manager per valutare la fattibilità e validità continua del progetto e, di conseguenza, prenderà la decisione di approvare o meno il passaggio alla fase successiva.

Ultima fase di consegna

Durante la fase finale, il Project Manager accetterà gli ultimi prodotti sviluppati dal team, ne richiederà approvazione ed, inoltre, si concentrerà nel decommissioning del progetto.

Il Comitato di Progetto verificherà che chi riceverà i prodotti siano nella situazione tale da poterli utilizzare e gestire e che siano, inoltre, opportunamente supportati dopo la chiusura del progetto stesso.

Il processo di Chiusura di un Progetto si trova sempre nell’ultima parte dell’ultima fase e descrive un numero di attività da eseguire, come:

  • valutare il progetto, comparandolo rispetto al piano originale
  • Scrivere il Rapporto di Fine Progetto
  • Pianificare le review dei benefici post-progetto
  • Scrivere e consegnare il Lessons Learned Report

It Ch 2 4.png

Il Comitato di Progetto aggiornerà la data fornita dal Project Manage] e prenderà la decisione se autorizzare o meno la Chiusura di Progetto. Subito dopo…il Project Manager potrà tranquillamente lasciare l’ufficio …in pace con sé stesso :)

Reference