Il diagramma di processo PRINCE2

Da PRINCE2 wiki Italiano.

Il Diagramma di Processo include molte informazioni fondamentali per comprendere il processo PRINCE2, per questo motivo non vogliamo mostrartelo nella sua forma completa da subito, ma darti la possibilità di vedere il diagramma costruito passo dopo passo davanti ai tuoi occhi. Ciascuna pagina di questo menu spiegherà le diverse parti del processo e ti guiderà, passo dopo passo, nelle sue singole fasi, iniziando dal documento del “Mandato di Progetto (Project Mandate)” fino al processo di “Chiusura di Progetto (Project Closure)”.

Il diagramma di processo completa.png


Modellare il processo utilizzando i colori

E’ molto difficile capire come i processi vengono effettivamente applicati, e come interagiscono tra di loro, partendo dal diagramma di processo completo (come solitamente viene mostrato nella maggior parte dei libri). Questo complica l’apprendimento di PRINCE2 perchè ci si trova a cercare di comprendere le relazioni tra i processi, parte chiave di questa preziosa metodologia. E' questo il motivo per la quale abbiamo utilizzato i colori per rendere il diagramma più facile da capire:

Elementi blu:

  • Tutti gli elementi blu vanno eseguiti una volta durante il progetto.
  • Esempio: Avviare un progetto, iniziare un progetto, creare i documenti di inizio di progetto, creare un piano di progetto e chiudere il progetto.

Elementi Verdi:

  • Tutti gli elementi Verdi vanno eseguiti una volta soltanto durante ciascuna fase.
  • Guardando il diagramma puoi vedere che il “controllo di una fase” e “gestione dei limiti di fase” sono attività che avvengono insieme. Quindi, se un progetto ha quattro fasi dopo la fase di avvio (start-up), allora gli elementi in verde vengono eseguiti quattro volte.
  • C’è un’unica eccezione che avviene al momento della fine della fase finale, dopo che tutti i prodotti sono stati consegnati; in tal caso il processo di controllo di fase viene seguito dal processo di chiusura di un progetto, quindi il processo di gestione del limite di fase non viene applicato alla fine della fase finale di un progetto.

Elementi arancione:

  • Gli elementi arancione possono essere eseguiti più volte in una stessa fase.
  • Esempio: Un Highlight Report può essere inviato dal Project Manager al Project Board ogni settimana durante una specifica fase. Ed il Project Board può dare direzione ed istruzioni al Project Manager in qualsiasi momento.

Elementi rosso scuro:

  • Gli elementi rosso scuro possono essere implementati diverse volte durante una fase, man mano che il Project Manager consegna i pacchetti di lavoro (work packages) ai vari Team Managers.
  • Un piano per ciascun team (Team Plan) può essere creato per ciascun pacchetto di lavoro. Non preoccuparti se non comprendi bene tutte queste terminologie ora, saranno spiegate meglio ed in modo dettagliato successivamente.

Quattro livelli di gestione

Il modello del processo ci mostra quattro livelli di gestione:


Livello 1: Direzione Aziendale oppure del Programma (Corporate or Programme Management) Il livello più alto è quello della direzione aziendale oppure del programma. L’unico documento creato a questo livello è il mandato di progetto (Project Mandate).


Livello 2: Direzione (Direction) La direzione oppure il livello di “dirigenza di progetto” è dove il Project Board lavora. Il Project Board si interfaccia frequentemente con il livello di gestione (Management Level) e fornisce, dall’altro lato, il livello superiore (il Corporate o Programme Management) con notifiche o segnalazioni, laddove necessario e richiesto. Nel diagramma di processo puoi notare tre di queste notifiche.


Livello 3: Gestione (Management) Il livello di “gestione” è dove il Project Manager si trova a lavorare. E’ all’interno di questo livello che troverai molte delle attività e dei processi di project management (come quelli di iniziare un progetto e di controllare una fase). Dal diagramma puoi vedere chiaramente che la maggiorparte delle attività di gestione necessarie in un progetto vengono eseguite dal Project Manager.


Livello 4: Consegna (Delivery) Il livello inferiore al management, “la consegna o delivery”, è dove i prodotti dei progetti vengono creati. Tieni in mente che tutti i prodotti di un progetto, creati al di sopra del livello di gestione, vengono creati con l’obiettivo unico di gestire il progetto. Esempio di tali prodotti sono: Il Piano di Progetto, il Project Brief ecc. Questi sono anche conosciuti come prodotti di gestione (management products). I prodotti del livello di delivery vengono creati dai relativi team di progetto (i team members e team managers). Questi prodotti sono quelli che gli utilizzatori, oppure i clienti finali, desiderano e riceveranno dal progetto. Questi prodotti rappresentano la ragione per la quale il progetto è stato avviato in partenza e sono conosciuti come prodotti specialistici (specialist products).

Modello di processo – I Processi

Ora ti mostriamo una versione ancora più semplificata del diagramma del modello di processo, strutturato sotto 7 processi principali.

Processes.png


1. Direzione di un progetto/Directing a Project (DP):

  • Questo processo riguarda, quindi, il Senior Management e questo corso introdutttivo ti mostrerà come fa il senior management a controllare il progetto.

2. Avvio di un progetto/Start Up a Project (SU)

  • Questo è un brevissimo processo “pre-progetto” che raccoglie le informazioni necessarie per avviare il progetto stesso.

3. Inizio di un progetto/Initiating a Project (IP)

  • Questo processo esamina la giustificazione del progetto (i motivi, soprattutto finanziari e strategici, percui si vuole fare questo progetto) e crea, di conseguenza, i documenti di inizio di progetto (Project Initiation documents), i quali includono il piano di progetto (Project Plan).

4. Controllo di una fase/Controlling a Stage (CS)

  • Questo processo descrive le attività quotidiane del Project Manager nel monitoraggio e controllo del progetto. Questo processo, come puoi immaginare, è dove il Project Manager spende la maggior parte del suo tempo.

5. Gestione dei limiti di fase/Managing a Stage Boundary (SB)

  • Questo processo fornisce un metodo “controllato” per completare una determinata fase e pianificare la prossima.

6. Gestione della consegna del prodotto/Managing Product Delivery (MP)

  • Questo è il processo che gestisce la consegna dei prodotti (prodotti specialistici) che gli utenti o clienti finali effettivamente utilizzeranno. Tali prodotti vengono sviluppati dai Team Members e gestiti dai Team Managers

7. Chiusura di un progetto/Closing a Project (CP)

  • Questo è il processo dove avviene la conferma della consegna dei prodotti e dove il Project Manager prepara il progetto stesso alla sua chiusura.

Riferimento