Autorizzare una fase

Da PRINCE2 wiki Italiano.

Autorizzare una Fase oppure un Piano dell’Eccezione (Exception Plan)

L’attività di autorizzazione di una fase oppure di un piano dell’eccezione è un ulteriore punto di controllo di notevole importanza da parte del Comitato di Progetto (Project Board). Il Project Board esaminerà le informazioni fornite dal Project Manager e deciderà se il progetto potrà procedere, o meno, alla fase successiva. Il Board farà, quindi, il seguente:

  • Confronterà i risultati della fase in corso con il piano previsto.
  • Verificherà la prestazione del progetto fino al punto in questione. (Per fare ciò il Board potrà utilizzare il piano di progetto di riferimento, ovvero di Baseline).
  • Valuterà il piano della fase successiva
  • Controllerà i rischi evidenziati (risk summary)
  • Verificherà il Business Case (verificherà se il Business Case è ancora valido).
  • Verificherà se le lezioni, positive e negative, vengano effettivamente assimilate nel team di progetto e che verranno opportunamente considerate durante le fasi future.
  • Ed in ultimo, potrà scegliere o meno di approvare il proseguimento alla fase successiva. Questa è effettivamente l’autorizzazione di inizio della fase successiva oppure l’approvazione del piano dell’eccezione presentato.


Autorizzare una Fase.png


Suggerimento per i progetti piu piccoli: Per progetti più piccoli, questo processo può naturalmente diventare molto meno formale. Per esempio: Il Project Manager può organizzare una riunione con la Direzione (l’Executive) e, durante quest’incontro, le attività sovraelencate saranno discusse e le opportune decisioni saranno prese. Ricordati che non sempre sono necessari rapporti di grosso dettaglio ma questo dipende dall’organizzazione e dal progetto. Quello che è importante è assicurarsi di gestire tutte le informazioni necessarie in modo che le decisioni vengono prese in seguito alla presentazione di dati.


Piani dell’Eccezione (Exeption Plans)

Se il piano sottomesso al Project Board è un Piano per un’Eccezione e non un Piano per una Fase Successiva al progetto, allora il Board eseguirà le medesime attività discusse per l’attività di autorizzazione della fase successiva, ma essi approveranno il Piano dell’Eccezione presentato dal Project Manager per completare la fase in corso. In caso di approvazione di detto piano, il Project Manager potrà tornare dal suo Team e, quindi, completare la fase in corso seguendo il piano approvato dell’eccezione stesso.


L’ultimo processo di controllo di una fase

Solitamente il progetto potrebbe continuare alla fase successiva e questo ciclo procederebbe fino a che tutte le fasi siano completate ed i prodotti richiesti siano stati consegnati. Assumiamo che abbiamo completato un certo numero di fasi e, quindi, il progetto passerà dal processo di “Controllo di una fase” al processo di “Chiusura di un Progetto”, considerando che il processo di “Gestione di Fine Fase” non viene utilizzato alla fine dell’ultima fase (fatto eccezione del caso incui un Piano per un’Eccezione debba essere creato e presentato).

Riferimenti